Ukrainian for Professional Communication: Вікно у світ бізнесу

Діловодство

Почати урок

Вступ. Які види ділових листів та документів Вам відомі?

Вступ

Розкажіть про себе. Вам коли-небудь доводилося писати ділові листи? Якщо так, то які саме? Які ділові документи Ви писали чи заповнювали?

Подумайте. Які типи ділових листів Ви знаєте? У яких ситуаціях та з якою метою їх пишуть? Який стиль використовується для написання ділових листів? Які ділові документи Ви знаєте? Поділіться думками з одногрупниками.

Поясніть, як Ви розумієте поняття «діловий вигляд»? Поділіться думками з одногрупниками.

Вступне відео

Перегляньте короткий відеосюжет і обговоріть тему, про яку йдеться у цьому репортажі.

Після перегляду відеосюжету, дайте відповіді на питання та поділіться своїми думками з одногрупниками:

  • Що змусило британців економити на одязі?
  • На скільки дешевші костюми від кравця у порівнянні з тими, що продають в магазинах?
  • Чи костюми на замовлення якісні?
  • Яка вартість пошиття костюму офісного працівника у Великій Британії?
  • Скільки доводиться чекати на готовий виріб?

Ділові документи

Перед прочитанням

Автобіографія. Що таке автобіграфія? Яка мета даного документа? Яку інформацію необхідно включити до автобіографії?

Чи Ви коли-небудь писали автобіографію? Якою мовою? Навіщо?

1 (а) Перегляньте коротку інформацію про види ділових документів.

(б) Отже, з якими діловими документами Ви мали справу? Про які види документів Вам було відомо? Які документи Вам доводилося писати?

Aвтобіографія - це документ, у якому особа подає опис свого життя та діяльності у хронологічній послідовності.

Заява - це документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїx прав або захисту інтересів.

Скарга - це документ, у якому особа (установа) вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) і вимагає вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

Пропозиція - це документ, у якому особа (установа) висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.

Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

2 Перегляньте підкреслені у тексті слова. Які з них для Вас нові?

Під час читання

3 (a) Прочитайте про автобіографію. Яку ще інформацію Ви б додали?

Aвтобіографія - це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності у хронологічній послідовності.

Реквізити автобіографії:

Назва документа.

Текст, у якому зазначається:

  • Прізвище, ім’я, по батькові.
  • Дата народження: число, місяць (словом), рік.
  • Місце народження.
  • Відомості про освіту (повне найменування навчальних закладів, отриманих спеціальностей, так як зазанчено в дипломі).
  • Відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності час праці, найменування місця праці та посад).
  • Відомості про громадську діяльність.
  • Короткі відомості про склад сім’ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада та місце праці / навчання).

Дата написання.

Підпис.

[Адаптовано з http://dilomova.org.ua/?p=109 та http://www.doc.lviv.ua, 15.07.2013, сторінку закрито]

(б) Прочитайте зразок автобіографії. Що Ви взнали про п. Крушельницьку?

ЗРАЗОК А. Автобіографія

Я, Крушельницька Олександра Романівна, народилась 14 січня 1978 року в м. Львів у родині лікарів.

У 1985 році була зарахована до першого класу середньої загальноосвітньої школи № 98, де навчалась до 1995 р. Того ж року вступила на денну форму навчання до Львівського національного університету ім. Івана Франка на юридичний факультет, який закінчила 2000 року та отримала кваліфікацію “магістр права”.

З 2000 року працюю на посаді юриста в відділі договірно-правової роботи концерну «ГАЛНАФТОГАЗ».

Склад сім’ї:

Батько – Крушельницький Роман Сергійович, 1954 року народження, працює лікарем-психіатром у ЛШД м. Львова.

Мати – Крушельницька Марія Василівна, 1958 року народження, працює лікарем-травматологом у Травматологічному пункті №1 міста Львова.

Сестра – Крушельницька Анна Романівна, 1989 року народження, учениця 9-го класу середньої школи № 98 у м. Львові.

 

15 листопада 2003 року                                                                         Підпис

Після прочитання

4 (а) У групах або парах, підберіть відповідні слова з правої колонки до слів у лівій колонці.

1 опис у хронологічній A народження
2 прізвище, ім'я, по Б батькові
3 місце В сім'ї
4 відомості про освіту Г форму навчання
5 склад Д юриста
6 була зарахована Е послідовності
7 вступити на денну Є до середньої загальноосвітньої школи
8 працювати на посаді Ж та трудову діяльність

(б) Які фрази у Вас вийшли? Поділіться своїми результатами з одногрупниками.

(в) Напишіть якомога довше речення із фразами, які у Вас вийшли у попередній вправі. Найдовше речення виграє!

5 Що Ви думаєте про aвтобіографію? На основі вивченого матеріалу порівняйте автобіографію та резюме. Знайдіть спільні та відмінні риси. Поділіться думками з одногрупниками.

6 Напишіть свою автобіографію, використовуючи структуру та приклад подані вище.

Зразки документів щодо особового складу

Перед прочитанням

7 Перегляньте підкреслені у текстах слова. Які з них для Вас нові?

Під час читання

8 Прочитайте зразки інших ділових документів. Вам відомі такі типи документів? Що для Вас було новим?

[Зразки докуменів особового складу подані нижче адаптовані із сайтів UApedia, Dilomova, 15.07.2013, сторінки закрито, з підручника А. Діденко «Сучасне діловодство» К.: «Либідь», 2001 та посібника “Сучасні ділові папери” / С. Глущик та ін., К.: А.С.К., 1998]

Зразок Б. Заява

Зразок В. Скарга

Зразок Г. Пропозиція

Зразок Д. Характеристика

Після прочитання

9 Що Ви запам'ятали з тексту «Заява»?

(a) Заповніть пропуски у листі поданими словами.
освіту, довідку, факультету, форму

Почати вправу

(б) Які результати у Вас вийшли? Поділіться своїми результатами з одногрупниками.

10 Опишіть свого друга чи подругу, використовуючи такі слова та вирази.
сумлінно, професійний рівень, зарекомендувати себе як... , наукова тема, громадські доручення, вимогливий/-а до себе, користуватися повагою, володіти винятковими здібностями

11 На основі поданих вище зразків напишіть заяву, скаргу, пропозицію та характеристику. Зверніть увагу на особливості реквізитів для кожного документа.

Ділові листи

12 Ознайомтеся з видами ділових листів [характеристика подана за підручником А. Діденко «Сучасне діловодство» К.: «Либідь», 2001, с. 57-66; опис адаптований з сайту http://cdk.rezonukraina.org, 15.07.2013, сторінку закрито].

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями.

Інформаційні листи - це листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів, що містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим.

Листи-запрошення - це листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Починати такі листи можна зворотами: «Просимо взяти участь у...», «Запрошуємо...» та ін.

Супровідні листи - це листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо...», «Направляємо...».

Листи-повідомлення - це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт.

Листи-підтвердження - це листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо («підтверджувати»).

Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів («нагадувати»).

Гарантійні листи - це вид службових листів, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплата за послуги чи товари тощо.

Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі, відповідь може бути позитивна чи негативна.

Листи-відповідi - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи.

13 (а) З якими видами ділових листів Ви працювали? За яких обставин? Де? Коли? Поділіться думками з одногрупниками.

(б) Чим відрізняютья ділові листи від особистої кореспонденції? Визначте особливості мови ділових листів. Поділіться своїми думками.

Вирази для ділових листів

14 Перегляньте вирази, які використовуються у ділових листах. [Вирази подані нище частково адаптовані із сайтів doc.lviv.ua та dilomova.org.ua]

Вправи. Ділові листи

15 Робота в групах.

(а) Кожна група уявляє себе представником певної фірми. Група пише офіційного листа партнерові. Лист потрібно побудувати згідно запропонованої схеми, використовуючи вирази подані нище.

  • Звертання.
  • Згадка про зустріч.
  • Повідомлення. Згадка про співпрацю.
  • Подяка і/або прохання.
  • Незадоволення, або нагадування, або незгода, або претензія.
  • Прощання.

(б) Групи обмінюються листами. Кожна група спочатку перечитує лист від свого партнера, після чого готує відповідь на цей лист відповідно до схеми, використовуючи вирази подані нище.

  • Звертання.
  • Вступна фраза (про отримання листа).
  • Відповідь.
  • Вибачення.
  • Подяка чи прохання.
  • Прощання.

(в) Групи ще раз обмінюються листами та аналізують відповіді.

16 Складіть вирази автобіографії, які подаються нижче, у правильному порядку.

Почати вправу

17 (a) Заповніть пропуски у листі поданими словами.
відновити, запевняємо, колеги, нагадати, ознайомитися, побажаннями, подальші, повідомленням, приємно, прийнята, співпраці, товарі, увагу, умови

Почати вправу

(б) Які результати у Вас вийшли? Поділіться своїми результатами з одногрупниками.

18 На основі вивчених виразів, напишіть Ваш власний лист, максимально його деталізувавши (подяка/ незадоволення/ запрошення тощо).

Відео: СМС-скарги

Перед переглядом

19 Ви коли-небудь чули про СМС-скарги? Як Ви собі уявляєте такий вид скарги? Поділіться думками зі своїми одногрупниками.

20 Перегляньте нові слова, які допоможуть Вам зрозуміти відеорепортаж.

брутально поводитися, повестися to treat brutally
водії-порушники drivers-violators
ДАІ (Державна автомобільна інспекція) state traffic police
ДАІшник state traffic police officer
діагнозтична станція service station
зусилля effort
незручності inconveniences
підбивати, підбити підсумки to summarize
порушення правил дорожнього руху traffic violation
реєстраційно-екзаменаційний пункт registry and testing bureau, station
центральний сервер central server
штраф fine, penalty

Під час перегляду

21 Перегляньте відеорепортаж «СМС-скарги».

(а) Під час першого перегляду зверніть увагу на повідомлення, про які говориться у цьому репортажі. Які саме ці повідомлення?

(б) Під час другого перегляду записуйте нові для Вас слова та вирази.

(в) Порівняйте свої списки з Вашими одногрупниками. Обговоріть значення нових для Вас слів та виразів?

(г) Напишіть речення з словом чи виразом, які для Вас були зовсім новими.

22 (а) Перегляньте відео репортаж ще раз разом із текстом, який подається нижче. Складіть список пропущених у тексті слів.

(б) Порівняйте свої результати з одногрупниками.

Довго стоїте у черзі на діагностичній станції чи реєстраційно-екзаменаційному пункті, або ж з вами ____________________ повівся автоінспектор - пишіть СМС. На короткий мобільний номер 7660 можна вказати, які саме ____________________ виникли у вас під час спілкування з ДАІшниками. Як пояснив начальник Департаменту ДАІ Сергій Коломієць, для кожного типу ____________________ буде передбачена конкретна цифра.

Сергій Коломієць (начальник департаменту ДАІ): «При накопиченні критичної маси СМС по конкретному підрозділу, ну зважаючи на кількість відвідувань, це буде питома вага. Відразу висвітлюється інформація, вона в черговій частині, що в такому підрозділі вже зашкалює. Ми, крім того, будемо ____________________до центрального серверу, і будемо аналізувати цю інформацію час від часу. І направляти ____________________в ті підрозділи, де буде найбільше негативних повідомлень».

Не залишатися байдужими даішники спочатку закликатимуть столичних ____________________. А поки у автоінспекції підбивають підсумки роботи за перше півріччя - кажуть завдяки збільшеним ____________________ - порушень правил дорожнього руху поменшало. З початку року даішники виписали штрафів на 770 мільйонів ____________________. Щоправда водії-порушники сплатили лише половину.

Після перегляду

23 (а) Чи у Вашому списку з попередньої вправи були такі вирази: брутально, незручності, порушення, мати доступ, зусилля, водії, штрафи, гривні? Якщо так, то Ви склали правильний список.

(б) У групах або парах, напишіть цікавий короткий текст із цими словами та виразами (3-4 речення). Будьте творчими.

(в) Прочитайте свої тексти одногрупникам.

24 Виберіть правильну відповідь на питання.

Перевірка знань

25 Уявіть себе працівником ДАІ міста (Ваш вибір). Ви пропонуєте встановити систему СМС-скарг у Вашому регіоні. Напишіть детальну пропозицію Вашому начальникові.

26 Перевірте свої знання слів та виразів. Заповніть кросворд. Щоб перевірити свої відповіді, натисніть на «Перевірити». Щоб додати слово у кросворд і побачити підказку, написніть на відповідне число у кросворді.

По горизонталі:
1. Ambassador
2. Ground for
6. Cooperation
7. Agreement
8. At least
9. Activity
11. Decision, resolution
13. Complaint
17. Crisis
18. Complaint
19. Judge
20. Announcement
21. Proper
22. Reference, certificate
23. Signature

По вертикалі:
1. Legality
3. Autobiography
4. Lack, absence
5. Violation
10. Offer
12. Salutation, greeting (for example in business letters)
14. To interpret, to treat as
15. Response
16. List, itemization, enumeration

Цікавинка

Пропонуємо декілька анекдотів на тему бізнесу (із сайтів Український анекдот, vse-tut.com.ua). Прочитайте ці анекдоти та обговоріть їх з одногрупниками.

Бізнес–леді сидить на ланчі в кафе, п’є каву і робить записи в блокноті. Підходить чоловік:

- Можу я запропонувати вам маленьку і затишну компанію?!

- Дивлячись за скільки продаєте.

* * *

Насправді всі великі справи починаються не із слів «Я зможу! Я зроблю! Я досягну цієї мети і піду далі!», як прийнято говорити на бізнес-семінарах і писати в книгах типу «Як стати мільйонером». Всі великі справи починаються із слів «А чорт з ним, давай спробуємо…».

* * *

Цирк виступав перед співробітниками компанії з нагоди її ювілею. Клоун смішив, фокусник дивував, а канатоходець виробляв неймовірні трюки, після чого жартома запропонував кому-небудь з глядачів повторити номер.

Один з працівників зняв піджак, заліз на канат і кілька разів спокійно прогулявся туди і назад.

- Хто це? – запитав директор цирку у директора компанії.

- Це наш головбух, – гордо відповів той. – Ще не було випадку, щоб він порушив баланс.